本文摘要：與傳統(tǒng)的人事管理方式相比較, 落后的管理模式已經(jīng)無法和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展相適應(yīng)了, 相應(yīng)的隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展, 在人事檔案管理中滲透進(jìn)計算機(jī)對信息管理的應(yīng)用正在不斷的崛起,計算機(jī)在檔案管理中有哪些有效應(yīng)用呢?論文給出了幾點有效應(yīng)用的建議。 關(guān)鍵詞
與傳統(tǒng)的人事管理方式相比較, 落后的管理模式已經(jīng)無法和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展相適應(yīng)了, 相應(yīng)的隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展, 在人事檔案管理中滲透進(jìn)計算機(jī)對信息管理的應(yīng)用正在不斷的崛起,計算機(jī)在檔案管理中有哪些有效應(yīng)用呢?論文給出了幾點有效應(yīng)用的建議。
關(guān)鍵詞：計算機(jī)技術(shù)論文,檔案管理論文,有效應(yīng)用
隨著科技的進(jìn)步社會的發(fā)展，人們的信息錄入越來越多也越來越復(fù)雜，給資料的有效管理造成了一定的壓力，傳統(tǒng)的資料管理方法已經(jīng)不能在滿足社會發(fā)展的需要了，多樣化的管理方式應(yīng)運而生，計算機(jī)技術(shù)作為科技發(fā)展的主力軍，為我們現(xiàn)代檔案管理提供了諸多便利。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，以算機(jī)載體的檔案管理更加的安全，使提檔速度大大提高，便于檔案的查詢和管理，降低檔案管理成本，提高檔案管理水平。隨著計算機(jī)的普及應(yīng)用，現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)難以離開計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用了[1]。
一、計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀
計算機(jī)技術(shù)作為一種處于不斷發(fā)展過程的事物，其不足之處隨著事件的發(fā)展不斷的出現(xiàn)，在伴著相關(guān)人員對其不當(dāng)?shù)膽?yīng)用和疏忽，致使在檔案管理過程中出現(xiàn)了許多的不足。首先是在檔案管理過程中，管理體系的缺失。在檔案管理的實際運行過程中，不同部門的檔案管理和發(fā)布以及各自的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)各行其道，致使網(wǎng)絡(luò)層次不一，檔案發(fā)布和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)缺乏有機(jī)結(jié)合，溝通性不夠，通用程度不高。因此，要想真正的提高現(xiàn)代檔案管理水平，需要對檔案管理的流程和操作進(jìn)行規(guī)范;其次是電子檔案存在安全隱患。
全球化的發(fā)展使信息更具共享性和開放性，在生活、工作提供便利的同時，也增加了電子檔案的安全隱患。畢竟在市場經(jīng)濟(jì)的驅(qū)使下，人們越來越注重經(jīng)濟(jì)利益，逐漸忽視了倫理道德方面的東西，造成了網(wǎng)絡(luò)市場的混亂，也對檔案管理造成了威脅[2]。
二、計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的有效應(yīng)用
(一)加速計算技術(shù)在檔案管理工作中的普及
要想加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，提高檔案收錄與查詢的速度，提高檔案管理的時效性和便捷度，相關(guān)部門和人員應(yīng)該努力將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的全過程，提高其在檔案管理中的普及度。將計算機(jī)技術(shù)充分的應(yīng)用于檔案管理的過程中就是實現(xiàn)檔案資料的自動編目和檢索、檔案自動標(biāo)引、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案自動存儲與檢索以及文檔整體管理等。將計算機(jī)技術(shù)充分應(yīng)用于檔案管理之中具有原有紙質(zhì)檔案記錄所無法比擬的優(yōu)勢，計算機(jī)技術(shù)的普及將成為檔案管理過程中的重要課題[3]。
(二)提高相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)
即使計算機(jī)技術(shù)的科技水平再高，它也只是一種工具、手段，不具意識和備自主性活動，做不到完全意義上的自動化，需要相關(guān)人員的調(diào)控與運行，因此，要想實現(xiàn)計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，還需要提高相關(guān)工作人的素質(zhì)。各部門的相關(guān)工作人員應(yīng)該及時適應(yīng)社會發(fā)展的需要，積極主動的去提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，掌握相應(yīng)的計算機(jī)技術(shù)，如新媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，以保證工作人員對信息技術(shù)的良好運用，更好的實現(xiàn)檔案資料的錄入、保存和提取。相關(guān)部門可以在招收工作人員時對有經(jīng)驗的，有知識基礎(chǔ)的人員進(jìn)行優(yōu)先考慮，也可以對相關(guān)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提高整體水平，是工作人員做到與時代接軌[4]。
(三)建立以及健全相關(guān)的法律法規(guī)
計算機(jī)技術(shù)雖然具備傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料管理所不可比擬的優(yōu)勢，但是其全球化、開放性和共享性也給我們的生活帶來了一些負(fù)擔(dān)。市場經(jīng)濟(jì)雖然在極大程度上促進(jìn)著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，但其利益至上的原則也是許多人心被蒙蔽，他們忽視道德，出于利益的考慮借助電子檔案的漏洞，盜取別人的信息，威脅著我們的人身、財產(chǎn)安全，給我們的工作、生活帶來了很大的隱患。加之電子檔案的法律效力遠(yuǎn)不及實體檔案，更是讓一些不法分子肆無忌憚。因此，為了約束不法分子的行為，提高人民的信息安全，相關(guān)管理部門應(yīng)該建立健全相關(guān)法律法規(guī)，提高電子檔案的法律地位，為電子檔案的安全提供法律保障。
(四)制定相對完善的檔案管理體制
“無規(guī)矩?zé)o以成方圓”，要想確保檔案管理的合理性和科學(xué)性，相關(guān)人員應(yīng)該制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的檔案管理體制，提出詳細(xì)的管理流程，闡明檔案電子化管理的步驟和細(xì)節(jié)問題，明確檔案管理過程中的注意事項，以使得檔案管理的工作職責(zé)更加明確，操作更加規(guī)范，避免在操作過程中出現(xiàn)紕漏，為日后的工作留下隱患。
(五)加大相關(guān)的科技投入
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是十分復(fù)雜的，它的存在利弊并存，要想加強檔案管理信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全性，就需要加大科技投入，研發(fā)并引入最先進(jìn)的安全防護(hù)措施，強化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全建設(shè)。相關(guān)部門可以根據(jù)檔案管理不同部門和不同單位的工作需求進(jìn)行軟件的開發(fā)與應(yīng)用，提高電子檔案管理工作的安全性，從而實現(xiàn)計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用。
三、結(jié)語
目前在我國檔案管理的過程中極大程度的應(yīng)用了計算機(jī)技術(shù)，計算機(jī)技術(shù)雖然能為我們的檔案管理提供便利，促使工作效率的提高，利于檔案資料的保存，從而推動檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，但也為我們的信息安全帶來了極大的隱患，所以要想使計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用得到充分而又有效的發(fā)揮，我們可以通過加強相關(guān)工作人員素質(zhì)、完善相關(guān)法律法規(guī)、制定相應(yīng)的檔案管理體制、加大科技投入等方式，有效地解決現(xiàn)存的問題，盡可能的規(guī)避風(fēng)險。
參考文獻(xiàn)
[1]王勵著.有關(guān)計算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的實踐應(yīng)用[J].經(jīng)營管理者,2014,(33):287.
[2]崔靜.淺談計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程,2013,(08):129.
[3]向萍.運用計算機(jī)管理檔案的幾點思考[J].衛(wèi)生職業(yè)教育,2003,21(04):83-84.
作者：全先灝
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